2018

Governance

Raad van Commissarissen

De Raad van Commissarissen houdt toezicht op het functioneren van de Raad van Bestuur van Woonstad Rotterdam en de met haar verbonden ondernemingen. De Raad van Commissarissen legt in haar jaarverslag verantwoording af.

Raad van Bestuur

Samenstelling en nevenfuncties
De samenstelling van de RvB is in 2018 niet gewijzigd en bestaat uit:
- mevrouw drs. M.B.T. Molenaar (1958), voorzitter
- de heer drs. R.J. Feenstra RA (1959), lid

Mevrouw Molenaar had in 2018 de volgende nevenfuncties:

  • voorzitter van de stichting Vrienden van Mikumi

  • voorzitter van de Raad van Toezicht van de stichting MUZU te Rotterdam (momenteel inactief)

  • lid van de Raad van Commissarissen van ENZA Enkhuizen

  • lid van de Raad van Commissarissen van Menzis te Wageningen

De heer Feenstra had in 2018 de volgende nevenfuncties:  

  • lid van het verantwoordingsorgaan Stichting Pensioenen Woningcorporaties

  • lid van de Raad van Toezicht van Stichting Jeugdbescherming Brabant

  • lid van de Raad van Toezicht van Stichting Careyn, (sinds 1 juni 2018)

Onverenigbaarheden en belangenverstrengeling
Beide bestuursleden bekleden geen onverenigbare (neven)functies en er is geen sprake van belangenverstrengeling. Bij geen enkel onderwerp heeft een van de leden van de Raad van Bestuur zich aan de beraadslagingen moeten onttrekken.

Portefeuilleverdeling
De portefeuilleverdeling tussen beide bestuurders is in 2018 niet gewijzigd en is als volgt:

Voorzitter

Lid

Primaire bedrijfsonderdelen:

 

Verhuur & Wijkbeheer

Vastgoedbeheer en -ontwikkeling

Stadswonen Rotterdam

 

Commerciële Activiteiten

 
  

Sturende stafafdelingen:

 

Strategie & Communicatie

Finance & Control

 

Portefeuillemanagement *

  

Ondersteunende stafafdelingen:

 

Bestuurlijke en Juridische Zaken

Facilitaire Zaken

Personeel & Organisatieontwikkeling

Informatie Communicatie Technologie

Digitale Innovatie & Transformatie

Interne Audit Dienst

* hiërarchische aansturing door lid RvB, inhoudelijke aansturing door voorzitter en lid RvB gezamenlijk

De portefeuilleverdeling is ook te vinden op de website van Woonstad Rotterdam.

Deskundigheid
Beide bestuurders scholen zich, in overleg met de Remuneratiecommissie van de RvC, permanent bij en houden hiermee hun deskundigheid op peil. In de Aedesregeling is de norm op 108 PE punten per drie jaar gelegd.

Mevrouw Molenaar besteedde in 2018 veel aandacht aan persoonlijke vaardigheden en aan vakinhoudelijke ontwikkelingen. De heer Feenstra besteedde in 2018 aandacht aan het bijhouden van vakinhoudelijke ontwikkelingen. Onderstaande tabel laat de bijscholingsbelasting gedurende drie jaar zien.

PE punten

2018

2017

2016

totaal

M.B.T. Molenaar

54

156

80

290

R.J. Feenstra

54

  50

48

152

Maatschappelijke Visitatie

De Woningwet verplicht corporaties om zich één keer per vier jaar te laten visiteren. Woonstad Rotterdam is in september 2018 gevisiteerd. Teruggekeken is naar de periode 2014–2017: een bewogen periode, met onder andere de Parlementaire Enquête (Vestia, Rochdale). In deze periode werd de Woningwet ingevoerd, met aanvankelijk onzekerheid over en uiteindelijk ingrijpende gevolgen voor de taakinhoud van corporaties en de verhouding tussen de corporatie en gemeente. Ook een periode waarin binnen de gemeente Rotterdam heftige (politieke) discussies werden gevoerd over het volkshuisvestelijke beleid en de gewenste aanpak van Rotterdam-Zuid.

Met behulp van de Methodiek Maatschappelijke Visitatie 5.0 is het presteren van Woonstad Rotterdam vanuit vier perspectieven bekeken en beoordeeld als ruim voldoende tot goed. Deelbeoordelingen waren:

  1. presteren naar opgave en naar ambitie, score 7,7 (2014: 7,4)

  2. presteren volgens belanghebbenden, score 6,8 (2014: 7,2)

  3. presteren naar vermogen, score 8,3 (2014: 8,0)

  4. kwaliteit van de governance, score 8,1 (2014: 7,9)

Woonstad Rotterdam heeft in deze periode veel aandacht besteed aan het ontwikkelen en uitvoeren van een eigen portefeuillebeleid met betrekking tot een op de ontwikkelingen van de stad afgestemde portefeuille die duurzaam is en van goede kwaliteit. Een portefeuille die bovendien betaalbaar blijft voor de doelgroep en in voldoende mate beschikbaar. Over dat beleid en de uitvoering daarvan is intensief gesproken met de huurders, gemeente en andere stakeholders. Woonstad Rotterdam is blij met de waardering die de visitatiecommissie heeft voor onze prestaties.

De goede en ten opzichte van 2014 verbeterde score (gemiddeld 8), zowel voor het presteren naar opgave en naar ambitie als voor het presteren naar vermogen, vervult ons met enige trots. Ook de stakeholders geven aan dat Woonstad Rotterdam op alle gebieden goede prestaties laat zien. Het cijfermatige oordeel van belanghebbenden valt ons tegen, dat is lager dan vier jaar geleden. Dit terwijl Woonstad Rotterdam veel energie stak in het afsluiten en naleven van ambitieuze prestatieafspraken, een toonaangevend duurzaamheidsprogramma in uitvoering heeft, huren matigt, loyaal investeert (niet vanuit eigen middelen, maar volop vanuit de korting op de verhuurderheffing) in de particuliere voorraad op Rotterdam-Zuid en meer dan ooit tevoren investeert in de leefbaarheid van wijken, nieuwbouw en onderhoud. Woonstad Rotterdam heeft de gewoonte om, redenerende vanuit de eigen beleidsopvattingen, serieus en stevig te debatteren met betrokken partijen (met name de gemeente), alvorens afspraken te maken die daarna loyaal en royaal worden nageleefd. Die gewoonte lijkt de oorzaak te zijn van de tegenvallende waardering. Enerzijds betreuren we dat en anderzijds past het ook bij de nieuwe verhoudingen vanuit de Woningwet. Woonstad Rotterdam heeft beperkte middelen en zet die doelgericht in, ten faveure van Rotterdammers, vanuit een lange termijn perspectief: soms maken we andere keuzes dan bepaalde stakeholders graag zouden willen.

Met de vertegenwoordigers van onze klanten, stichting Klantenraad Woonstad Rotterdam en Stichting Huurdersbelang Stadswonen, hebben we intensief overleg in een goede en open sfeer, maar maken we – gemotiveerd – soms keuzes die niet helemaal het zelfde zijn als die van individuele belanghebbenden.

Het bestuur en de commissarissen vinden het vanzelfsprekend dat een corporatie zoals Woonstad Rotterdam voldoet aan hoge standaarden op het gebied van de governance en besteden daar veel aandacht aan. Ook is de Raad van Bestuur actief bezig om in het openbaar ons doen en laten te verantwoorden en daarmee onze externe legitimatie te verstevigen. De visitatiecommissie constateert dat de governance ten opzichte van vier jaar geleden in kwaliteit is toegenomen en uitstekend op orde is. Met dat oordeel zijn wij blij.

Wanneer Woonstad Rotterdam in de toekomst wil doorgroeien naar een nog beter presterende corporatie geeft de commissie de volgende verbetersuggesties mee:

  1. Neem de tijd om de relatie te verbeteren met de verschillende belanghebbenden.

  2. Besteed aandacht aan zichtbaarheid in de diverse wijken en de communicatie over de dagelijkse inzet aldaar.

  3. Besteed veel aandacht aan innovatie en zoek nog meer daarbij aansluiting op innovaties elders.

  4. Zoek naar een nieuwe manier van gebiedsgericht communiceren.

De Raad van Commissarissen en de Raad van Bestuur onderschrijven deze verbetersuggesties. Zowel de inhoudelijke - ken uw klant (persoonlijk), oog voor het wijkgerichte werken en communiceren, regelmatige externe communicatie over prestaties - als de relationele opmerkingen (met name gemeente). Hiermee gaan we de komende vier jaar met enthousiasme aan de slag.

Overleg Ondernemingsraad

In 2018 heeft de OR vier keer formeel vergaderd met (de voorzitter van) de Raad van Bestuur en regelmatig informeel daarmee gesproken. Ook is medio 2018 een 'benen-op-tafel' sessie gehouden, waarin constructief is gesproken over optimalisering van de onderlinge  communicatie. Onderdeel hiervan was het uitwisselen van wederzijdse beelden en aannames. De OR doet elders in deze jaarstukken verslag van haar werkzaamheden. In dat verslag staat een overzicht van de behandelde onderwerpen.

Overleg Vakbonden

In 2018 is met de vakbonden gesproken over een nieuw sociaal statuut. Bij dit overleg is de Ondernemingsraad betrokken. Eind 2018 is overeenstemming bereikt.

Overleg Klantenraad

De huurders en overige klanten van Woonstad Rotterdam worden vertegenwoordigd door de Stichting Klantenraad. De Klantenraad en Woonstad Rotterdam hebben een gezamenlijke agenda voor het professionaliseren van de bewonerscommunicatie. Verder hebben diverse medewerkers van Woonstad Rotterdam en de Klantenraad regelmatig met elkaar opgetrokken om in co-creatie zaken voor elkaar te krijgen. Zo is er meerdere malen gesproken over het thema betaalbaarheid. Dit heeft geresulteerd in een succesvol voorbereidingstraject voor de huurverhoging 2019.  

De Klantenraad heeft in 2018 elf keer formeel vergaderd. Er is twee maal gesproken met de voorzitter van de Raad van Bestuur en één keer met een afvaardiging van de Raad van Commissarissen. Het laatst genoemde overleg is benut om in gesprek te gaan met bewonerscommissies en heeft mooie inzichten opgeleverd over wat er bij hen leeft.

Na constructief verlopende onderhandelingen heeft de Klantenraad de prestatieafspraken met de gemeente mede ondertekend. Bestuur en Klantenraad hebben in thema’s rondom betaalbaarheid en beschikbaarheid gezamenlijk opgetrokken richting de gemeente Rotterdam.

Daarnaast is de Klantenraad voor Woonstad Rotterdam van grote toegevoegde waarde als partner om mee van gedachte te wisselen en nieuwe producten mee te ontwikkelen, bijvoorbeeld op het gebied van het programma ‘Langer thuis’. In 2018 hebben we in de werkgroep wonen en zorg veel aandacht gehad voor het behoeftenonderzoek onder bewoners in de Prinsessenflats, de evaluatie van het product Vivalib en heeft de Klantenraad meegedacht over het bevorderen van doorstroming in de wijk Pendrecht. Het magazine dat door Woonstad Rotterdam onder bewoners is verspreid, is met hulp van de Klantenraad een succesvol product geworden.     

Tot slot hebben Woonstad Rotterdam en de Klantenraad in 2018 geïnvesteerd in de relatie en de samenwerking. We hebben goede afspraken gemaakt over hoe we met elkaar samenwerken en op welke onderwerpen. Beide partijen vinden het belangrijk om dit onderwerp periodiek te laten terugkeren.

Overleg Stichting Huurdersbelang Stadswonen (SHS)

De huurders van het bedrijfsonderdeel Stadswonen Rotterdam zijn georganiseerd in de SHS. De SHS is gesprekspartner voor zaken die uitsluitend betrekking hebben op Stadswonen Rotterdam en haar huurders (studentenhuisvesting). De SHS heeft in 2018 drie keer formeel vergaderd met de Raad van Bestuur en/of vertegenwoordigers daarvan. Ook is éénmaal gesproken met een afvaardiging van de Raad van Commissarissen.

Verder hebben SHS en Stadswonen Rotterdam meerdere malen gesproken over zaken als beschikbaarheid, afrekening servicekosten (inclusief energiebelasting) en het (jaar)programma planmatig onderhoud. In 2018 is er door SHS en Stadswonen samengewerkt op het gebied van de actualisatie (huur)voorwaarden en het bezien van de toekomstbestendigheid van zaken als collectieve Kabel-TV en internet (KennisGlas). De onderhandelingen rond de Prestatieafspraken 2019 verliepen voor alle betrokken partijen zeer voorspoedig. De SHS heeft de afspraken dan ook mede ondertekend.

Overleg gemeente – Prestatieafspraken

Woonstad Rotterdam heeft medio 2018 een zogeheten Bod Prestatieafspraken uitgebracht en eind 2018 prestatieafspraken gemaakt met de gemeente en de vertegenwoordiging van de huurders (Klantenraad en SHS). Het betreft evenals in voorgaande jaren afspraken voor één jaar. De nadruk lag dit jaar enerzijds op een door de gemeente gevraagde versnelling van inzet op Rotterdam-Zuid (aanpak NPRZ) en anderzijds het borgen door Woonstad Rotterdam van de juiste hoeveelheid sociale woningen.

Overleg Toezichthouders en WSW

In 2018 is het regulier overleg tussen Woonstad Rotterdam en de Autoriteit Woningcorporaties gecombineerd met het jaarlijkse beoordelingsgesprek van het WSW. Er is onder meer gesproken over financiering en ratio’s DAEB/niet-DAEB, portefeuillestrategie en de kwaliteit van het bezit, het duurzaamheidsprogramma en risicomanagement.

Het WSW concludeert dat Woonstad Rotterdam een gezonde financiële positie heeft en dat onze financiële ratio’s structureel voldoen aan de WSW-normen. Als gevolg daarvan blijft de risicoclassificatie van Woonstad Rotterdam ongewijzigd. Het WSW heeft de borgbaarheidsverklaring verstrekt op 22 oktober 2018. WSW heeft het borgingsplafond 2018 gesteld op € 1.568 mln. De Autoriteit Wonen is in haar integrale oordeelsbrief 2017-2018 van 9 mei 2018 positief over Woonstad Rotterdam. De beoordeling gaf geen aanleiding tot het doen van interventies of het maken van toezichtsafspraken.

Overleg overige relevante belanghebbenden

Woonstad Rotterdam besteedt veel aandacht aan het overleg met relevante belanghebbende partijen. Dit om het wederzijdse beleid en/of de ontwikkelagenda op elkaar af te stemmen. De belangrijkste relevante belanghebbenden zijn hiervoor genoemd (gemeente, (toekomstige) bewoners, toezichthouders en WSW). Daarnaast is in 2018 met een groot aantal partijen gesproken: maatschappelijke organisaties, zorg- en welzijnsorganisaties, onderwijs, commerciële partijen, de sector en kennisorganisaties. In 2018 is het register van belanghebbende partijen herijkt en gepubliceerd op de website.

Verbindingen

Eind 2017 had Woonstad Rotterdam vijf verbindingen:

  • Woonstad Holding BV (een holdingmaatschappij)

  • Woonstad Vastgoed BV (een 100% deelneming)

  • Woonstad Warmte BV (een 100% deelneming)

  • Kennis en Energie BV (een 100% deelneming)

  • Stadsherstel Historisch Rotterdam NV (een 1,1 % deelneming)

In Woonstad Warmte BV is de WKO installatie van het Justus van Effencomplex ondergebracht. In Kennis en Energie BV is de WKO installatie ondergebracht van het Citécomplex. In beide andere deelnemingen en de holding vinden geen activiteiten plaats. Alle voldoen aan de eisen uit de Woningwet. Het kapitaalbeslag en de jaarlijkse exploitatie is zeer gering.

Governancecode

Woonstad Rotterdam houdt zich aan de Governancecode Woningcorporaties. Alle hierin genoemde reglementen en regelingen zijn op de website gepubliceerd. In 2018 zijn de statuten (verplicht) aangepast aan de zogeheten Veegwet.

Nieuwe accountant

Het boekjaar 2017 was het laatste boekjaar dat door Deloitte Accountants werd gecontroleerd. De Raad van Commissarissen (RvC) heeft in 2015 besloten om in 2017 een offerte­procedure te starten voor het kiezen van een nieuwe accountant met ingang van boekjaar 2018.

Per 1 januari 2018 is de administratieve scheiding van onze DAEB en niet-DAEB activiteiten een feit. De overgang naar een administratief gescheiden DAEB en niet-DAEB tak met elk zijn eigen openingsbalans was een natuurlijk moment om van accountant te wisselen. Deloitte Accountants is 9 jaar onze controlerend accountant geweest. Deloitte is ook onze fiscaaladviseur op het gebied van VpB en BTW. Deze fiscale dienstverlening mag in het kader van het aanstaande OOB-regime voor woningcorporaties niet meer gecombineerd worden met de accountants­controle.

Begin 2017 is in dit kader een procesvoorstel en programma van eisen Accountantscontrole Woonstad Rotterdam opgesteld en bekrachtigd door de RvC. In 2017 is het volgende proces doorlopen om te komen tot de keuze van de nieuwe accountant:

In oktober 2017 heeft de Raad van Commissarissen het besluit genomen om PricewaterhouseCoopers Accountants NV (PwC) te benoemen als accountant voor de controle van het boekjaar, eindigend op 31 december 2018, van Stichting Woonstad Rotterdam.

De door PwC gepresenteerde controle-aanpak, mede op basis van digitale procesanalyse, past uitstekend bij de door Woonstad Rotterdam in de nieuwe ondernemingsstrategie opgenomen speerpunten.

Compliance

Woonstad Rotterdam heeft de afgelopen jaren veel geïnvesteerd in compliance. Het wordt beleefd als een zaak van geheel Woonstad Rotterdam: zowel Raad van Bestuur als het management vervullen hierin een voorbeeldfunctie. Medewerkers zijn zich in het algemeen bewust van de noodzaak tot verantwoord gedrag, noemenswaardige ontsporingen zijn niet bekend.

Er is gewerkt langs drie lijnen, uitgewerkt in het jaarplan compliance:

- Periodiek vindt overleg plaats tussen juridische zaken en proceseigenaren. Daarin vindt afstemming plaats over relevante ontwikkelingen in wet- en regelgeving en eventueel benodigde acties.

- Er is aandacht voor “verantwoord” gedrag. Zo is een onderzoek naar de soft controls uitgevoerd en een meerjarig programma in gang gezet om het onderwerp integriteit goed te verankeren. Gedragscodes zijn geactualiseerd en op de website en intranet geplaatst. Medewerkers hebben ze (elektronisch) getekend.

- Compliance is opgenomen in de risicoregisters en –analyses. Ook maakt Compliance deel uit van de audits door de IAD. De risicoregisters zijn geactualiseerd en verbeterd.

In 2018 is veel aandacht besteed aan nieuwe ontwikkelingen in de woningwet, de warmte wet en met name de privacywetgeving.

Beveiliging Persoonsgegevens, privacy

Er zijn de afgelopen jaren de nodige ontwikkelingen geweest op het gebied van privacy. Eerst de Wet Datalekken en in 2018 het van kracht worden van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Sinds 2016 ziet het Team Privacy actief toe op de naleving van wet- en regelgeving en daarnaast projectmatig de implementatie van de AVG heeft verzorgd. Hiervoor is een jaarplan opgesteld.

Eind 2018 is het algemene beeld dat Woonstad Rotterdam met betrekking tot de AVG in control is. Eind 2017 / begin 2018 is door een gespecialiseerd extern bureau een organisatiebrede nulmeting uitgevoerd en een issuelijst opgesteld van op te pakken punten. Die zijn (nagenoeg alle) afgerond, waarbij de introductie van een nieuwe versie van ons ICT-systeem heel belangrijk was. Men is bewust van de problematiek en serieus bezig met het tot in de haarvaten van de organisatie doorvoeren van alle maatregelen. Daarbij is zwaar ingezet op kennisoverdracht.

In 2018 zijn enkele interne meldingen gedaan betreffende een incident met gegevens. Twee van de meldingen voldeden aan de criteria van een datalek. Melding aan de Autoriteit heeft plaatsgevonden. Alle meldingen zijn beoordeeld, waar nodig zijn maatregelen ter verbetering getroffen. Hierover is intern gecommuniceerd.

Integriteit

Het is van groot belang dat iedereen die bij Woonstad Rotterdam werkt zich volstrekt integer gedraagt. Daarom zijn we in 2017 gestart met een meerjarig programma gericht op het versterken van de soft controls van de organisatie en het vergroten en faciliteren van de awareness van allen met betrekking tot maatschappelijk gewenst gedrag. Dit programma kreeg in 2018 een vervolg.

In 2018 is Woonstad Rotterdam door Justitie benaderd over mogelijk strafbare feiten van een medewerker bij diens voormalige werkgever. Na intern onderzoek is geen grensoverschrijdend gedrag bij Woonstad Rotterdam ontdekt, desondanks is afscheid van deze medewerker genomen. Daarnaast is in 2018 één incident naar voren gekomen, waarbij de interne gedragscode onvoldoende is nageleefd. Betrokkene heeft een waarschuwing gehad en is naar een andere locatie overgeplaatst.