jaarverslag 2019

Digitalisering en data

In 2019 hebben we belangrijke stappen gezet op weg naar een digitale woningcorporatie. Digitalisering is voor ons geen doel, maar een middel om te werken aan een excellente dienstverlening met ruimte voor de menselijke maat. Met behulp van digitalisering maken we bovendien onze bedrijfsvoering efficiënter en krijgen we meer inzicht in ons vastgoed.

Daarom hebben we voor onze digitale transformatie- en innovatieopgave een visie, strategie en roadmap vastgesteld. Er zijn vijf strategische thema’s benoemd die we koppelen aan onze bedrijfsdoelstellingen, zoals het verhogen van klanttevredenheid, medewerkerstevredenheid, het verlagen van operationele kosten en het verhogen van leefbaarheid.

Nieuwe website

In november is onze nieuwe website live gegaan. De nieuwe website is het dienstverleningsportaal van Woonstad; bezoekers kunnen hier zelf snel hun zaken regelen wanneer het hen uitkomt. De meest voorkomende dienstverleningsvragen staan daarom prominent op de homepage. De bezoeker klikt door en regelt zijn of haar zaken direct digitaal. We willen onze bezoekers graag helpen, daarom heeft de website een gids die meebeweegt met veel voorkomende vragen passend. De selfservice mogelijkheden van MijnWoonstad zijn verder uitgebreid. De huurder kan bijvoorbeeld direct in de agenda van de aannemer een onderhoudsverzoek indienen en de status volgen van een onderhoudsmelding.

Huurpaspoort

Na een succesvolle pilot hebben we definitief het Huurpaspoort ingevoerd. Wie wil reageren op een van onze vrijesectorhuurwoningen, gebruikt sinds mei 2019 daarvoor het Huurpaspoort: een online omgeving waar de woningzoekende veilig en snel zijn persoons- en inkomensgegevens verzamelt en deelt. Op deze manier hoeven wij niet meermaals contact te zoeken om alle gegevens compleet te krijgen. De potentiële huurder levert in één keer alles digitaal op, zonder thuis te hoeven zoeken in de eigen administratie.

Digitaal ondertekenen huurcontract

Sinds november 2019 bieden we nieuwe huurders de mogelijkheid hun huurovereenkomst digitaal te ondertekenen. De huurder krijgt automatisch via e-mail een ondertekenverzoek en betaalverzoek voor de eerste huurtermijn. De nieuwe huurder kan vervolgens thuis op een door hem gewenst moment de huurovereenkomst doornemen en ondertekenen en de betaling uitvoeren. De huurder hoeft niet meer naar een Woonstad-kantoor voor het ondertekenen van de huurovereenkomst. De administratieve handelingen doen we zo voorafgaand aan de sleuteluitgifte. De sleuteluitgifte zelf doen we in de nieuwe woning waar we de tijd nemen voor uitleg over de woning en het beantwoorden van vragen door huurders. Voor huurders betekent dit meer gemak met betrekking tot de administratieve afhandeling en een meer persoonlijke benadering bij sleuteluitgifte.

Huismeester-app

Sinds 2019 werken onze huismeesters met een tablet in de wijk. De tabletapplicatie stelt hen onder andere in staat om hun dagelijkse controles op het gebied van schoon, heel en veilig uit te voeren en meldingen te registreren. De door de huismeester op locatie gemaakte meldingen worden direct verwerkt, waar dit voorheen later op de dag op kantoor gebeurde. Een klacht over een niet voldoende schoongemaakt portiek wordt bijvoorbeeld direct doorgezet naar het betreffende schoonmaakbedrijf. Dit draagt bij aan een snellere afhandeling voor onze huurders.

Vastgoed Informatie Programma

Dit jaar hebben we het Vastgoed Informatie Programma (VIP) in gebruik genomen. In VIP worden per complex alle vastgoedgegevens vastgelegd en up-to-date gehouden: van technische gegevens van installaties tot informatie over ruimtes, zoals afmetingen en materialen. Alle data van ons vastgoed komt nu in één bronsysteem te staan. Daarmee heeft iedere medewerker - en ook onze aannemers - dezelfde vastgoedinformatie. Door VIP krijgen we beter inzicht in ons vastgoed, bijvoorbeeld door het voorspellen van (onderhouds)trends. Ook zijn we gestart met het toevoegen van de plattegronden en 3D-modellen (BIM). Een onderhoudsmonteur kan zo alle onderhoudsgegevens en specificaties inzien en vooraf een virtueel kijkje nemen in het pand.

Ethisch Kader

In 2019 hebben we onze ethische uitgangspunten vastgelegd voor het gebruik van data. In het Ethisch Kader beschrijven we met welke intenties en doelen we data verzamelen, aanleggen, analyseren, koppelen of uitwisselen. En ook hoe we hierover transparant zijn en onze keuzes verantwoorden. Wij verzamelen alleen data die we nodig hebben en bewaren die alleen zolang we die nodig hebben.

Met een door ons opgestelde Ethische Afwegingsmatrix gaan we elk data gedreven project aan deze waarden toetsen. Doel van de matrix is vooral ook om bewustwording van ethische aspecten te vergroten. In 2020 willen we een interne ethische commissie datagebruik instellen, die toe gaat zien op concrete casussen en bespreekt wat beter kan.