jaarverslag 2019

Verslag van de Raad van Commissarissen

Voorwoord van de voorzitter

De Raad kijkt met tevredenheid terug op 2019. Er zijn opnieuw vele goede prestaties geleverd die de stad en haar inwoners ten goede komen. In het oog springen de afname in het aantal huisuitzettingen, de verduurzaming van de voorraad en de productie van nieuwe en gerenoveerde woningen.

Het is van groot belang voor zittende en toekomstige huurders, dat Woonstad Rotterdam in de komende jaren kan blijven doen wat nodig is. De Raad kijkt met enige zorg naar de hoge belastingdruk, die het steeds moeilijker maakt om te voldoen aan de opeenstapeling van investeringsverplichtingen, zoals de verduurzaming, circulariteit en het kwalitatief vernieuwen van de woningvoorraad. Ook de onvoldoende beschikbaarheid van bouwlocaties, die nodig zijn voor het uitbreiden van de voorraad, is reden tot zorg.

Met trots constateert de Raad dat anderen met waardering over Woonstad Rotterdam spreken. Dat blijkt bijvoorbeeld uit het feit dat Maria Molenaar in november voor het tweede achtereenvolgende jaar Rotterdamse Vastgoedvrouw van het jaar werd. Allereerst een blijk van waardering voor haarzelf, maar indirect voor de gehele organisatie: een felicitatie waard.

De Raad is verheugd over de toenemende dialoog met de commissarissen van de andere grote Rotterdamse corporaties. Hoogtepunt was in december de bijeenkomst over duurzaamheid met Raden van Bestuur en Raden van Commissarissen.

In het voorjaar kondigde de heer Feenstra zijn vertrek als lid van de Raad van Bestuur aan per 1 september. Na een intensieve wervings- en selectieprocedure kon per 1 december de heer El Achkar worden benoemd. Een procedure waarbij goed is samengewerkt met de Klanten- en Ondernemingsraad en met het managementteam (MT) van Woonstad, die elk een belangrijke rol in de procedure hebben gespeeld.

drs. A.M. Breeman, voorzitter

Over besturen en toezichthouden

Toezichthouder, werkgever, adviseur/klankbord

De Raad van Commissarissen (RvC) houdt toezicht op het functioneren van de Raad van Bestuur (RvB) van Woonstad Rotterdam en de met haar verbonden ondernemingen. De Raad is verantwoordelijk voor de benoeming (en eventuele schorsing of ontslag) van de bestuurders. De Raad geeft de accountant opdracht voor de controle van de jaarstukken en keurt de opdrachtverlening goed voor de visitatie die Woonstad elke vier jaar laat uitvoeren.

Legitimatie, Governancecode

De RvC handelt op basis van de bevoegdheden die in de statuten zijn omschreven. De werkwijze van de Raad is beschreven in het reglement RvC. De Raad werkt met twee separate commissies: de auditcommissie en de remuneratiecommissie. De commissies adviseren de Raad over onderwerpen die binnen hun taakgebied vallen en bereiden de besluitvorming van de Raad voor. Dit laat de verantwoordelijkheid voor de besluitvorming van en door de Raad onverlet.

De Raad heeft diverse aspecten van besturen en toezichthouden uitgewerkt in documenten die terug te vinden zijn op de website van Woonstad Rotterdam. Dat betreft onder andere de toezichtvisie en het toezichtkader en het overlegkader met stakeholders.

De Raad handelt binnen de grenzen van de Woningwet en werkt op basis van de Governancecode Woningcorporaties 2020. De Raad houdt zich aan de principes en de uitwerking en waar dat niet gebeurt, zoals bij de benoemingstermijn RvB, wordt dat in dit jaarverslag uitgelegd.

Verslag vanuit toezichthoudende rol

Als onderdeel van de rol als toezichthouder heeft de Raad goedkeuringsbesluiten genomen over alle onderwerpen die zijn genoemd in de Woningwet en de Statuten. Zie bij vergaderingen voor een complete lijst.

Daarnaast heeft de Raad over diverse strategische thema’s diepgaand met het bestuur gesproken. Zoals in elk jaar heeft ook in 2019 Goed Bestuur (de governance) de nodige aandacht gekregen.

Verslag vanuit werkgeversrol

Samenstelling Raad van Bestuur/aanstelling

De Raad van Bestuur bestond uit mevrouw Molenaar als voorzitter en als lid de heer Feenstra (tot 1 september) respectievelijk de heer El Achkar (vanaf 1 december). In de tussenliggende maanden was mevrouw Molenaar de enige bestuurder.

De Woningwet gaat uit van een benoemingstermijn van maximaal vier jaar met de mogelijkheid tot herbenoeming. Voor benoemingen uit het verleden bestaat een uitzonderingsmogelijkheid. De Raad van Commissarissen maakt van deze mogelijkheid gebruik voor mevrouw Molenaar (benoemd in 2011) en de heer Feenstra (benoemd in 2012). De heer El Achkar heeft een benoeming als bestuurder voor vier jaar (tot 1 december 2023)

Honorering

Mevrouw Molenaar en de heer Feenstra vallen voor wat betreft hun bezoldiging onder de zogeheten overgangsregeling van zeven jaar van de Wet Normering Topinkomens (WNT). De heer El Achkar wordt gehonoreerd conform de WNT. De jaarrekening bevat hierover meer informatie.

Vacature Lid RvB

Het is gebruikelijk dat de remuneratiecommissie voor de zomer gesprekken voert met de RvB over het functioneren. Door het aangekondigde vertrek van de heer Feenstra kregen die gesprekken een ander karakter. De Raad heeft uitgebreid met de bestuursvoorzitter, met een afvaardiging van het MT, de Klanten- en de Ondernemingsraad gesproken over de toekomstige werkwijze van het collegiale bestuur en de rol van de voorzitter en het te benoemen bestuurslid. Op basis van die gesprekken is een uitgebreide profielschets opgesteld, is geworven en een kandidaat aan de ILT/Aw voorgedragen.

Onverenigbaarheden en belangenverstrengeling

De bestuursleden bekleden geen onverenigbare (neven)functies. Er is geen sprake van belangenverstrengeling. Bij geen enkel onderwerp heeft een van de leden van de RvB zich aan de beraadslagingen moeten onttrekken.

Verslag vanuit de klankbordfunctie

De Raad vult haar rol als klankbord voor het bestuur langs een aantal lijnen in.

Allereerst door tijdens de reguliere vergadering de tijd te nemen om met bestuur en management van gedachten te wisselen over relevante thema's.

In 2019 waren dat de thema's:

  • Vitale organisatie (april)

  • Dienstverlening (juni)

De Raad heeft daarnaast in een afzonderlijke bijeenkomst met vertegenwoordigers van de gemeente Rotterdam en de programmadirecteur NPRZ aandacht besteed aan Rotterdam Zuid, zowel over de ontwikkelingen in het algemeen als over de mogelijkheden en kansen voor Woonstad Rotterdam. Onderdeel daarvan was het bezoeken van een diverse maatschappelijke en fysieke projecten. Daarnaast heeft de Raad in februari een bijeenkomst gehad over Transities in Rotterdam (een studiebijeenkomst onder leiding van prof.dr. Derk Loorbach).

De tweede lijn betreft het overleg met de auditcommissie. Agenda en karakter van het overleg bieden de commissarissen ruim de gelegenheid om een klankbord voor bestuurder en management te zijn op alle aandachtsgebieden van die commissie.

Ten slotte laat het periodieke overleg van de voorzitter van de RvC met de bestuursvoorzitter en dat tussen de voorzitter van de Auditcommissie en het bestuurslid zich ook als zodanig kwalificeren.

Samenstelling en functioneren

De RvC bestond in 2019 uit zes leden.

Samenstelling van de raad

Drs. A.M. Breeman (voorzitter)

  • commissaris en grootaandeelhouder van het Europees opererende industrial maintenance bedrijf Metal Treatment Technology. Onder dit bedrijf valt onder andere het familiebedrijf Vecom Group

  • voorzitter van de Aufsichtsrat GmbH Derustit

  • voorzitter bestuur Technetkring NWN

  • secretaris van de Mandeville Stichting

  • lid van het Comité Onafhankelijksdag Nederland

  • voorzitter van de Raad van Commissarissen van Ismacom GMBH

De heer Breeman is per 1 januari 2013 als voorzitter benoemd. Hij is lid van de Remuneratiecommissie. Zijn tweede zittingsperiode loopt tot 1 januari 2021.

Ing. F. Darkaoui

  • DGA van Zaken Expert BV/Rotterdam Investment BV/Discovery Invest BV

  • RvB/mede-eigenaar van Zorgfamilie

  • voorzitter van stichting Zorgfamilie

  • voorzitter van Ondernemersfederatie PRIO

  • lid Adviesraad InHolland

  • voorzitter Business Club BMDE

  • voorzitter stichting Martial Arts Rotterdam

De heer Darkaoui is per 1 november 2012 benoemd op voordracht van de Klantenraad. Zijn tweede zittingsperiode loopt tot 1 november 2020.

Ir. T.V.M. Heerkens

  • directeur-bestuurder a.i. van Leisurelands, exploitant en eigenaar van twintig recreatiegebieden in Gelderland en Limburg

  • Tot april 2019 CEO/algemeen directeur van Landal GreenParks en daarvoor financieel directeur bij dezelfde onderneming

  • Voorheen werkzaam als CFO/lid Raad van Bestuur van SNT Group en principal consultant bij OC and C Strategy Consultants

  • lid van de Raad van Toezicht van de Stichting Concert- en Congresgebouw De Doelen

  • lid van de Raad van Toezicht van de Stichting Innovatie, Recreatie en Ruimte

  • lid van het bestuur van het Nederlandse Rode Kruis

De heer Heerkens is per 1 januari 2013 benoemd. Hij is tevens lid van de Auditcommissie. Zijn tweede zittingsperiode loopt tot 1 januari 2021.

Drs. A.M.J. Rijckenberg

  • voorheen onder meer wethouder Ruimtelijke Ordening en Leidsche Rijn in de gemeente Utrecht en tien jaar lid van de VROM-raad

  • zelfstandig adviseur en onderzoeker (Rijckenberg Advies Stedelijke Ontwikkeling) in combinatie met een aantal nevenfuncties

  • tot 1 december was zij voorzitter van het Architectenregister

  • tot mei 2018 lid van de Raad van Commissarissen van Triodos Groenfonds

  • lid van de Raad van Toezicht Stichting Waarborgfonds Kinderopvang/Ruimte voor Onderwijs en Kinderopvang.

  • in 2018 voorzitter van de stichting 20jaarLeidscheRijn

  • voorzitter van de stichting “Trillende Lucht”

  • ervaring met studentenhuisvesting en bewonersparticipatie

Mevrouw Rijckenberg is op 7 februari 2012 op voordracht van de Klantenraad benoemd en begin 2016 herbenoemd eveneens op voordracht van de Klantenraad. Zij is lid van de Remuneratiecommissie en vanaf 18 oktober 2018 vicevoorzitter van de Raad. Haar tweede zittingsperiode loopt tot 6 februari 2020.

Ing. C. J. Schippers MSUS

  • sinds 2007 werkzaam bij de Gemeente Den Haag, tot 2016 als Stadsdeeldirecteur, aansluitend als manager bij het Projectmanagementbureau Den Haag

  • sinds december 2017 manager van de afdeling Stedenbouw en Planologie bij de gemeente Den Haag

  • voorheen diverse functies binnen de publieke en semipublieke sector op de beleidsterreinen Stedelijke Vernieuwing respectievelijk Vastgoed

  • was juryvoorzitter van de Kartiniprijs 2015

Mevrouw Schippers is op 1 januari 2015 benoemd op voordracht van de Ondernemingsraad. In 2018 is zij herbenoemd. Zij is voorzitter van de Remuneratiecommissie. Haar tweede zittingsperiode loopt tot 1 januari 2023.

Drs. H.H.H. Wieleman RA

  • tot 31 december 2019 lid van de Raad van Bestuur/CFO van de Reinier Haga Groep ziekenhuizen

  • vanaf 15 februari 2020 interim lid van de Raad van Bestuur van Franciscus Gasthuis en Vlietland in Rotterdam en Schiedam

  • lid van de Raad van Toezicht van zorginstelling Capri Hartrevalidatie Rotterdam

  • lid van de Raad van Toezicht van scholengemeenschap LMC Rotterdam, met 24 scholen in het (voorbereidend) middelbaar onderwijs

  • tot 4 december 2018 lid van de Raad van Toezicht Amateurvoetbal KNVB

De heer Wieleman is lid van de Auditcommissie. Zijn eerste zittingsperiode loopt tot 18 oktober 2022.

Aandachtsgebieden en taakverdeling

De aandachtsgebieden van de leden van de RvC.

++ betekent: eerste aandachtsgebied; selectiecriterium bij het zoeken van een opvolger.

+ betekent tweede aandachtsgebied; geen selectiecriterium bij het zoeken van een opvolger.

RvC aandachtsgebieden

Breeman

Rijckenberg

Wieleman

Heerkens

Darkaoui

Schippers

governance en openbaar bestuur

++

++

+

  

+

volkshuisvesting en stedelijke ontwikkeling

+

++

  

++

++

ontwikkeling, bouw en commercieel beheer

 

+

++

++

+

+

financiën, bedrijfseconomie en treasury

+

 

++

++

+

 

juridische zaken, riskmanagement en compliance

++

 

+

+

  

organisatieontwikkeling, HRM en ICT

+

+

 

+

++

++

RvC

leiding

Remuneratiecommissie

Auditcommissie

Ondernemingsraad

huurders

Breeman

voorzitter

lid

   

Rijckenberg

plv. Voorzitter

lid

  

contact

Schippers

 

voorzitter

 

contact

 

Wieleman

  

lid

  

Heerkens

  

voorzitter

  

Darkaoui

    

contact

Vacature RvC-lid op voordracht van de huurders

De tweede en laatste zittingsperiode van mevrouw Rijckenberg loopt tot begin februari 2020. Mevrouw Rijckenberg is commissaris op voordracht van de huurders. Door de Raad is ter voorbereiding op de invulling van deze vacature met de Klantenraad en SHS gesproken. De Raad heeft vervolgens het profiel vastgesteld. Verder zijn er afspraken gemaakt over de werving, selectie en voordracht door Klantenraad/SHS en over het verdere proces. De verwachting is om begin 2020 de vacature ingevuld te hebben.

Commissies van de Raad

Auditcommissie

De Auditcommissie ondersteunt de Raad van Commissarissen onder andere bij het toezicht op de interne risicobeheersingssystemen, de verslaglegging, het financieringsbeleid, en het functioneren en de rapportages van de externe accountant.

De Auditcommissie heeft onder andere vergaderd over de jaarrekening 2018 en bijbehorende rapportage en over de interimrapportage 2019 van PwC. Ook is gesproken over de (meerjaren)begroting, de accountantsopdracht, fiscale aangelegenheden, cybersecurity, het Auditplan en het verslag van de Interne Audit Dienst, de Aedes Benchmark, treasuryrapportages en de leningenportefeuille, het continuïteitsoordeel en de 3-maandelijkse bestuursrapportages.

Ook is gesproken over de inhoudelijke kant van het vertrek van de bestuurslid (1 sept) en van de directeur Finance en Control (1 dec). De auditcommissie heeft de Raad geadviseerd omtrent de gewenste continuïteit.

De Auditcommissie bestond uit de heren Heerkens (voorzitter) en Wieleman. In 2019 is de commissie vijf keer bijeen geweest, waarvan een keer in een besloten sessie met de accountant.

Remuneratiecommissie

De Remuneratiecommissie adviseert de RvC onder andere over het gewenste profiel en de benoeming, functioneren en honorering van de leden van de RvC en van de RvB.

In 2019 is veel aandacht besteed aan de vacature lid RvB. De Remuneratiecommissie heeft in dat kader gesproken over het functioneren (individueel en gezamenlijk) van de Raad van Bestuur en dit vertaald in het profiel van de nieuwe bestuurder. Later in het jaar vroeg de voorbereiding van de vacature begin 2020 van een lid RvC de nodige aandacht.

Ook besprak de commissie het functioneren van de Raad van Commissarissen alsmede de permanente educatie van zowel de RvC als de RvB.

De Remuneratiecommissie bestond uit mevrouw Schippers (voorzitter), de heer Breeman en mevrouw Rijckenberg.

Functioneren van de Raad

Onafhankelijk

De Raad van Commissarissen heeft vastgesteld dat haar leden onafhankelijk zijn in de zin van de Governancecode Woningcorporaties en dat er geen sprake is van belangenverstrengeling. Bij geen enkel agendapunt heeft een van de leden van de Raad zich aan de beraadslagingen moeten onttrekken.

Zelfevaluatie

In november heeft de Raad een zelfevaluatie uitgevoerd. Alle leden van de RvC waren daarbij aanwezig. Het was een openhartig gesprek waarin een breed scala aan onderwerpen en ervaringen aan de orde zijn geweest. Dit heeft geleid tot kritische bespiegelingen. Tot de besproken onderwerpen behoren:

  • Hebben wij als RvC de juiste invulling gegeven aan onze werkgeversrol bij de wijziging van de samenstelling in het bestuur.

  • Draagt de RvC bij aan het goed functioneren van de Raad van Bestuur? Is dat een bijdrage die verder gaat dan de pure werkgeversrol.

  • De manier waarop de RvC inhoud geeft aan zijn toezichtsrol. Is er sprake van een goed evenwicht tussen betrokkenheid en afstand houden.

  • Is ons toezicht wel gericht op de echte strategische prioriteiten voor Woonstad.

  • Hebben we een adequate relatie met de Klantenraad.

  • Fungeert de Raad voldoende als een team waarin goed wordt geluisterd om zo tot afgewogen posities te komen.

De RvC heeft voor zichzelf een aantal aandachtspunten geformuleerd voor haar optreden in het komend jaar. Daaronder de volgende onderwerpen:

  • De RvC zal haar aandacht nog meer richten op de strategische prioriteiten met in het bijzonder aandacht voor de investeringsopgave in de bestaande woningvoorraad.

  • Vanaf 1 december functioneert de Raad van Bestuur in een nieuwe samenstelling. De RvC wil de RvB ondersteunen in het tot stand brengen van een effectieve samenwerking in het belang van Woonstad.

  • We willen de contacten van de RvC met huurders verbeteren.

  • De RvC zal door een aantal activiteiten haar optreden als een team versterken.

Deskundigheidsbevordering

Op het gebied van Permanente Educatie zijn de volgende inspanningen verricht. De VTW schrijft 10 PE-punten in twee jaar voor, Woonstad Rotterdam streeft naar gemiddeld 10 PE-punten per jaar. Alle leden voldoen aan de VTW-norm.

PE-punten

totaal 2019

individueel 2019

collectief 2019

totaal 2018

Breeman

10

7

3

15

Rijckenberg

9

6

3

11

Schippers

7

4

3

7

Darkaoui

13

10

3

31

Heerkens

18

15

3

21

Wieleman

56

53

3

30

Op 5 maart is, met inschakeling van een externe deskundige (prof. Derk Loorbach), een interne studiemiddag georganiseerd, met als thema "Transities in Rotterdam". Het theoretisch kader werd gekoppeld aan ervaringen uit de praktijk. De middag was bedoeld als deskundigheidsbevordering van de RvC. Deze collectieve activiteit is opgenomen met 3 PE-punten.

Bezoldiging

De bezoldiging van commissarissen vindt plaats volgens de beroepsregel van de VTW en is afhankelijk van de grootte van de corporatie en de omvang van de gemeente waarin wordt gewerkt. De RvC heeft het eigen honorarium vastgesteld op 80% van de voor Woonstad geldende norm: voor 2019 voor een lid €15.520 en voor de voorzitter €23.240.

Vergaderingen en overleg

Overleg met het Bestuur

In 2019 heeft de Raad zes keer vergaderd met de Raad van Bestuur. Er waren vijf reguliere vergaderingen. Daarnaast de themabijeenkomst over Transities in Rotterdam. Ook hebben de RvC en RvB een deel van de dag besteed aan Rotterdam Zuid. Er is gesproken over de laatste ontwikkelingen in het NPRZ programma en Feijenoord City.

De belangrijkste onderwerpen van de reguliere vergaderingen staan in onderstaand overzicht:

RvC vergaderingen

besluitvormend

ter bespreking

5 maart 2019

Tender douanegebouw Westzeedijk

Q4-bestuursrapportage

 

Aanpak benoeming RvC-lid

Q4-voortgang executive agenda

 

Aanpak benoeming Bestuurslid

AEDES benchmark

  

Marktupdate Q4-2018

  

Frauderisicoanalyse

23 april 2019

Jaarstukken incls. Treasury

Mijnkintbuurt fase 3

 

Decharge RvB

Executive agenda 2019

 

Douanegebouw Westzeedijk

Accountantsverslag PWC

 

Profiel en benoemingsproces RvB

Eindrapportage IAD

24 juni 2019

Wijziging investeringsprogramma

Q1 bestuursrapportage

 

Profiel en benoemingsproces RvC

Q1 executive agenda

 

Bod prestatieafspraken

Agenda werkbezoek

  

Marktupdate Q1-2019

  

Jaarverslag geschillencie

17 september 2019

Wijziging bestuursreglement

Q2 bestuursrapportage

 

Benoeming lid RvB

Q2 Executive agenda

 

Dechargeverlening R. Feenstra

Bestuursovereenkomst

  

Update investeringsprogramma

  

Bod prestatieafspraken klantenraad en SHS

  

Update incasso

Spoedshalve is met instemming van de gehele Raad buiten vergadering besloten over:

  • Het aangekondigde vertrek van het lid RvB (26 februari)

  • De wervings- en selectieprocedure voor de opvolging van een lid van de RvC en het lid van de RvB (25 maart)

  • De voorgenomen benoeming van het lid RvB (12 juli)

Overleg Klantenraad en SHS

Een delegatie van de RvC, onder wie de leden die op voordracht van de huurders zijn benoemd, heeft meerdere malen overlegd met de Klantenraad en met de huurders van het voormalige Stadswonen, vertegenwoordigd door de SHS. In dit overleg is onder andere aandacht besteed aan de vacature van een commissaris op voordracht van de huurders en aan de onderlinge samenwerking.

Overleg Ondernemingsraad

Een delegatie van de Raad van Commissarissen heeft meerdere malen overlegd met de Ondernemingsraad, onder andere over de vacature bestuurslid.

Dialoog met stakeholders.

In december is er een bijeenkomst georganiseerd voor onze belangrijkste stakeholders: de huurder. Deze is bijgewoond door een vertegenwoordiging van de Raad. Veel contacten tussen individuele leden van de Raad en stakeholders vinden buiten het Woonstad vergadercircuit in de persoonlijke netwerken plaats.

Tot slot

Tijdens de voltooiing van deze jaarstukken in maart 2020 brak de coronacrisis uit, waardoor de wereld er plotseling anders uitzag. Woonstad reageert adequaat door alle overheidsmaatregelen te volgen en de werkzaamheden voort te zetten waar dat mogelijk is. Daarbij staan de veiligheid en gezondheid van medewerkers, bewoners en samenwerkingspartners voorop. Door de ontwikkelingen op de voet te volgen en te anticiperen op mogelijke scenario’s, probeert de organisatie zich zo goed mogelijk voor te bereiden op een onzekere toekomst.

Wat de impact van de crisis ook zal zijn, ook in 2020 wil Woonstad Rotterdam haar maatschappelijke taak in Rotterdam onverminderd voortzetten, met focus op dienstverlening, op duurzaamheid en op digitalisering. Mede door de bijzonder hoge verhuurdersheffing zullen in toenemende mate prioriteiten gesteld moeten worden: we kunnen helaas niet alles doen wat goed zou zijn voor Rotterdam.

Voor het bestuur, management en medewerkers was 2019 een hectisch jaar. Er is erg veel werk verzet, ook door de Ondernemingsraad, de klantenraad en de SHS. De Raad dankt eenieder voor hun inzet en de geleverde prestaties.

In 2019 nam de heer Feenstra afscheid van Woonstad en kwam de heer El Achkar als lid van de RvB in dienst. De heer Feenstra kwam in dienst kort nadat Woonstad Rotterdam uit een fusie was ontstaan: de RvC dankt hem voor zijn bijdrage aan de ontwikkeling daarvan. De Raad heet de heer El Achkar welkom en wenst hem veel succes bij Woonstad Rotterdam.

De Raad van Commissarissen heeft in april 2019 decharge verleend aan de leden van de Raad van Bestuur voor het door hen gevoerde bestuur over het boekjaar 2018. In september kreeg de heer Feenstra eveneens decharge voor het bestuur over de eerste acht maanden van 2019.