jaarverslag 2019

Governance

Raad van Commissarissen

De Raad van Commissarissen (RvC) houdt toezicht op het functioneren van de Raad van Bestuur en de met Woonstad Rotterdam verbonden ondernemingen. De RvC legt verantwoording af in haar jaarverslag [link invoegen].

Raad van Bestuur

Samenstelling en Nevenfuncties

De Stichting Woonstad Rotterdam, gevestigd in Rotterdam is een Toegelaten Instelling en wordt bestuurd door de Raad van Bestuur (RvB).

De samenstelling van de RvB is in de tweede helft van 2019 als volgt gewijzigd:

  • mevrouw drs. M.B.T. Molenaar (1958), voorzitter

  • de heer drs. R.J. Feenstra RA (1959), lid tot 1 september 2019

  • de heer ir. M el Achkar MCM (1973), lid vanaf 1 december 2019

Mevrouw Molenaar had in 2019 de volgende nevenfuncties:

  • voorzitter van de stichting Vrienden van Mikumi

  • voorzitter van de Raad van Toezicht van de stichting MUZU te Rotterdam

  • lid van de Raad van Commissarissen van ENZA Enkhuizen

  • lid van de Raad van Commissarissen van Menzis te Wageningen

De heer Feenstra had tot 1 september 2019 de volgende nevenfuncties:  

  • lid van het verantwoordingsorgaan Stichting Pensioenen Woningcorporaties

  • lid van de Raad van Toezicht van de Stichting Jeugdbescherming Brabant

  • lid van de Raad van Toezicht van de Stichting Careyn, portefeuille Vastgoed en Financiën.

De heer el Achkar had in december 2019 de volgende nevenfuncties:  

  • Voorzitter Raad van Toezicht Omnia Zorg

  • Lid Adviescommissie Kansfonds    

Portefeuilleverdeling

De portefeuilleverdeling tussen beide bestuurders is in 2019, na benoeming van de heer el Achkar, door de RvC als volgt vastgesteld:

voorzitter

lid

Stadswonen en Commerciële activiteiten

Vastgoedbeheer en -ontwikkeling

Strategie & Communicatie

Verhuur & Wijkbeheer

Portefeuillemanagement

Finance & Control

Bestuurlijke en Juridische Zaken

Facilitaire Zaken

Personeel & Organisatieontwikkeling

Informatie Communicatie Technologie

Digitale Innovatie & Transformatie

Interne Audit Dienst

De portefeuilleverdeling is terug te vinden op de website van Woonstad Rotterdam.

Deskundigheid

Beide bestuurders scholen zich, in overleg met de remuneratiecommissie van de RvC, permanent bij en houden hiermee hun deskundigheid op peil. Dit gebeurt in overleg met de renumeratiecommissie van de RvC. In de Aedesregeling is de norm op 108 PE punten per drie jaar gelegd.

Mevrouw Molenaar besteedde in 2019 aandacht aan vakinhoudelijke ontwikkelingen.

De heer Feenstra besteedde in 2019 aandacht aan pensioenfondsen (SPO).

De heer el Achkar is pas in december gestart.

Onderstaande tabel laat de bijscholingsbelasting gedurende drie jaar zien.

PE-punten

2019

2018

2017

totaal

M.B.T. Molenaar

7

54

156

217

R.J. Feenstra (tot 1 september)

30

54

50

134

M. el Achkar (vanaf 1 december 2019)

0

n.v.t.

n.v.t.

0

Directeuren

Woonstad Rotterdam had eind 2019 vier directeuren:

  • Dennis Lausberg, directeur vastgoedbeheer en -ontwikkeling

  • Edwin Leenhouts, directeur commerciële activiteiten en stadswonen

  • Kay Schellen, directeur portefeuillemanagement

  • Jenny Vermeeren, directeur verhuur en beheer

Maatschappelijke Visitatie

De Woningwet verplicht corporaties om zich één keer per vier jaar te laten visiteren. Woonstad Rotterdam is in september 2018 gevisiteerd en heeft het visitatierapport gepubliceerd op haar website. Woonstad scoorde op elk van de vier onderzochte perspectieven ruim voldoende tot goed. De aanbevelingen van de visitatiecommissie zijn meegenomen in de jaarplannen voor 2019 en 2020.

Overleg met de Ondernemingsraad

In 2019 heeft de Ondernemingsraad (OR) vijf keer formeel vergaderd met (de voorzitter van) de RvB en regelmatig informeel daarmee gesproken. Belangrijke onderwerpen waren:

  • Terugdringen ziekteverzuim

  • Agressieprotocol

  • Het Medewerkers Motivatie Onderzoek (MMO)

  • Instemmingsaanvraag Huisvestingsprotocol

  • Adviesaanvragen over een aantal kleine organisatiewijzigingen van VGBO, Verhuur, Wijkbeheer, Klantencentrum

  • Adviesaanvraag over de eigen huisvesting

De OR doet hier [link invoegen] verslag van haar werkzaamheden. In dat verslag staat een uitgebreider overzicht van de behandelde onderwerpen.

Overleg met de vakbonden

Eind 2019 is met de vakbonden gesproken over een aantal tekstuele interpretatiekwesties van het sociaal statuut, waarover eind 2018 overeenstemming was bereikt. Bij dit overleg is de Ondernemingsraad als toehoorder aanwezig geweest.

Overleg met de Klantenraad

De Stichting Klantenraad vertegenwoordigt de huurders en overige klanten van Woonstad Rotterdam. Interne problemen van de Klantenraad bepaalden in 2019 in belangrijke mate de relatie met Woonstad Rotterdam. Beide partijen vinden het belangrijk om in 2020 extra aandacht aan de samenwerking te geven.

Belangrijke punten waren de ontstane vacatures van het lid van de RvB (per 1 september 2019) en van een lid van de RvC op voordracht van de huurders (begin 2020). Hierover is goed overleg gevoerd. De Klantenraad neemt haar wettelijke verantwoordelijkheid door, samen met de Stichting Huurdersbelang Stadswonen en de RvC, de selectiecommissie te vormen voor de huurderscommissaris.

De Klantenraad heeft in 2019 weinig formeel vergaderd. Er was geen formeel overleg met de RvB. Er is enkele keren gesproken met een afvaardiging van de RvC. Dit ging over de ontstane vacatures. Hierover is goed overleg gevoerd.

Woonstad Rotterdam en de Klantenraad hebben meerdere malen gesproken over de thema’s betaalbaarheid en beschikbaarheid. Een gedeelde zorg is vooral de omvang en afname van de sociale voorraad in Rotterdam. De prestatieafspraken met de gemeente heeft de Klantenraad uiteindelijk niet medeondertekend.

Overleg Stichting Huurdersbelang Stadswonen (SHS)

De huurders van het bedrijfsonderdeel Stadswonen Rotterdam zijn georganiseerd in de SHS. De SHS is gesprekspartner voor zaken die uitsluitend betrekking hebben op Stadswonen Rotterdam en haar huurders (studentenhuisvesting). De SHS heeft in 2019 twee keer formeel vergaderd met de RvB en/of vertegenwoordigers daarvan. Ook is éénmaal gesproken met een afvaardiging van de RvC en is er contact geweest over de invulling van de komende vacature huurderscommissaris.

Verder hebben SHS en Stadswonen Rotterdam meerdere malen gesproken over zaken als in- en doorstroombeleid, handhaving campuscontracten, servicekosten (inclusief inventaris), energiebelasting en het (jaar)programma planmatig onderhoud. In 2019 is er door SHS en Stadswonen samengewerkt op het gebied van de actualisatie klachtenmanagement. Hoewel beide partijen dit graag anders zien is een goede samenwerking in het jaar 2019 niet vanzelfsprekend gebleken. Hieraan is en wordt de nodige aandacht gegeven.

Overleg gemeente Rotterdam: bestuurlijke overeenkomst (BOK) en prestatieafspraken

De grote Rotterdamse corporaties, waaronder Woonstad Rotterdam en de gemeente hebben in oktober de Bestuurlijke Overeenkomst ‘Wijken in Balans 2019-2030’’ (BOK) ondertekend. Deze (intentie)overeenkomst legt afspraken vast over:

  • ieders bijdrage (inclusief onttrekkingen) om de woningvoorraad in de Rotterdamse wijken in balans te krijgen en de wijze van monitoren en bijsturen;

  • de ruimte per corporatie om nieuwe sociale woningen te bouwen en de spelregels om dit aantal te bepalen;

  • de overlegstructuur;

  • 975 nieuwbouwlocaties voor Woonstad Rotterdam.

Woonstad heeft medio 2019 een zogeheten Bod Prestatieafspraken uitgebracht en eind 2019 prestatieafspraken gemaakt met de gemeente Rotterdam. Dit zijn afspraken voor in principe twee jaar. De afspraken over de woningvoorraad liggen in het verlengde van de BOK.

Overleg Toezichthouders en WSW

Begin 2019 heeft een toezichtafspraak plaatsgevonden met de Autoriteit woningcorporaties (Aw). In dit overleg is gesproken over het risicomanagement bij Woonstad. Hierbij is gesproken over risicomanagementstrategie, -cultuur en -proces binnen de organisatie.

Het Waarborgfonds Sociale Woningbouw (WSW) concludeert dat Woonstad een gezonde financiële positie heeft en dat de financiële ratio’s structureel voldoen aan de WSW-normen. Als gevolg daarvan blijft de risicoclassificatie van Woonstad ongewijzigd. Het WSW heeft de borgbaarheidsverklaring verstrekt op 29 juli 2019. WSW heeft het borgingsplafond 2019 gesteld op € 1.670 mln. De Autoriteit Wonen is in haar ‘integrale oordeelsbrief 2018/2019’ d.d. 12 februari 2019 positief over Woonstad.

Behalve het reguliere overleg is er in 2019 met de Aw gesproken over de overname van het voormalige douanekantoor.

Overleg overige relevante belanghebbenden

Woonstad besteedt veel aandacht aan het overleg met relevante belanghebbende partijen. Dit om het wederzijdse beleid en/of ontwikkelagenda op elkaar af te stemmen. De belangrijkste relevante belanghebbenden zijn hiervoor genoemd (gemeente, (toekomstige) bewoners, toezichthouders en WSW). Daarnaast is in 2019 gesproken met een groot aantal partijen: maatschappelijke organisaties, commerciële partijen, de sector en kennisorganisaties.

Verbindingen

In 2019 had Woonstad Rotterdam vijf verbindingen:

  • Woonstad Holding BV (een holdingmaatschappij)

  • Woonstad Vastgoed BV (een 100% deelneming)

  • Woonstad Warmte BV (een 100% deelneming)

  • Kennis en Energie BV (een 100% deelneming)

  • Stadsherstel Historisch Rotterdam NV (een 1,1% deelneming)

In voorgaande jaren vonden er geen activiteiten plaats in Woonstad Vastgoed BV. In 2019 heeft Woonstad, gedeeltelijk vanuit de Toegelaten Instelling (de Stichting) en gedeeltelijk vanuit deze BV, het voormalige douanekantoor aan de Westzeedijk gekocht. Sindsdien exploiteert Vastgoed BV het BOG/niet-daeb deel. Over deze transactie is vooraf overleg gepleegd met de Aw, die daarvoor toestemming verleende.

In Woonstad Warmte BV is de WKO-installatie van het Justus van Effencomplex ondergebracht. In Kennis en Energie BV is de WKO-installatie van het Citécomplex ondergebracht. Stadsherstel Historisch Rotterdam NV is een minderheidsdeelneming van Woonstad, vanuit Woonstad vinden daarin geen activiteiten plaats. Woonstad Holding BV is een holdingmaatschappij waaronder Woonstad Vastgoed BV en Woonstad Warmte BV vallen, de BV zelf heeft geen activiteiten. Alle voldoen aan de eisen uit de Woningwet; het kapitaalbeslag en de jaarlijkse exploitatie is zeer gering.

Governancecode

Woonstad houdt zich aan de Governancecode Woningcorporaties. De Governancecode 2020 is gebaseerd op vijf principes: bestuur en RvC hanteren waarden en normen die passen bij de maatschappelijke opdracht; zijn aanspreekbaar en leggen  actief verantwoording af; zijn geschikt voor hun taak en daarop aanspreekbaar; gaan in dialoog met belanghebbende partijen; beheersen de risico´s verbonden aan hun activiteiten. Alle genoemde reglementen en regelingen zijn op de website gepubliceerd. Aan de soft controls wordt de nodige aandacht besteed.

Compliance

Woonstad heeft de afgelopen jaren veel geïnvesteerd in compliance. Compliance wordt beleefd als een zaak van geheel Woonstad. Zowel de RvB als het management vervullen hierin een voorbeeldfunctie. Medewerkers zijn zich bewust van de noodzaak tot verantwoord gedrag. Noemenswaardige onregelmatigheden zijn niet bekend.

Er is gewerkt langs drie lijnen:

  • Periodiek vindt overleg plaats tussen juridische zaken en proceseigenaren. Daarin vindt afstemming vindt plaats over relevante ontwikkelingen in wet- en regelgeving en eventueel benodigde acties.

  • Verantwoord gedrag wordt gestimuleerd. Zo loopt er een meerjarig programma om het onderwerp integriteit goed te verankeren.

  • Compliance is opgenomen in de risicoregisters en –analyses. Ook maakt compliance deel uit van de audits door de IAD. De risicoregisters worden voortdurend geactualiseerd en verbeterd.

In 2019 is evenals in voorgaande jaren veel aandacht besteed aan nieuwe ontwikkelingen in de Woningwet, de Warmtewet en de privacywetgeving.

Privacy en beveiliging persoonsgegevens

Woonstad Rotterdam heeft de afgelopen jaren veel geïnvesteerd de beveiliging van persoonsgegevens en de naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Eind 2018 was de projectmatige implementatie van de AVG afgerond.

In 2019 besteedden de interne specialisten op dit vakgebied veel aandacht aan de ondersteuning van operationele afdelingen. Medewerkers zijn zich bewust van de problematiek, de voor hen relevante regels en hulpmiddelen en ze zijn er serieus mee bezig. De operationele afdelingen kunnen veel zelf, maar de regelgeving is complex met als gevolg dat er nog veel gevraagd wordt van de interne specialisten. Ook is er de nodige tijd besteed aan kennisoverdracht. Invoering van e-learning modules wordt voorbereid.

Ook is in 2019 verder gewerkt aan de verdere verbetering van onze ICT-systemen. Belangrijkste zaken zijn de maatregelen ten aanzien van cybersecurity en gecontroleerde en beperkte toegankelijkheid van persoonsgegevens.

In 2019 zijn enkele interne meldingen gedaan betreffende een incident met (persoons)gegevens. Geen van de meldingen voldeden aan de criteria van een datalek dat moest worden gemeld aan de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Alle meldingen zijn intern door specialisten beoordeeld. Waar nodig zijn maatregelen ter verbetering getroffen. Hierover is intern gecommuniceerd.

In 2019 is met de AP gesproken over de wijze waarop Woonstad Rotterdam bij de toewijzing van sociale huurwoningen de persoonsgegevens van mogelijke gegadigden vastlegt. Naar aanleiding van dit overleg hebben we onze werkwijze aangescherpt.

Data–analyses en ethiek

Woonstad Rotterdam gebruikt soms algoritmen om data te analyseren, met als doel daarmee de dienstverlening te verbeteren. Dit is openbaar gemaakt in het privacystatement op onze website.

Voor een dergelijk datagebruik wordt per geval een ‘DPIA’ (data protection impact assessment) opgesteld. Dit is verplicht op grond van de AVG. Aanvullend op de juridische aspecten spelen hierbij ook ethische aspecten een rol. Hiervoor is een eerste versie van een Ethisch Kader gemaakt, dat het interne gesprek over dergelijke data-analyses ondersteunt. Over dit onderwerp is een goed bezochte lunchlezing voor medewerkers gehouden.

Integriteit

Het is van groot belang dat iedereen die bij Woonstad Rotterdam werkt zich volstrekt integer gedraagt. Daarom zijn we in 2017 gestart met een meerjarig programma gericht op het versterken van de soft controls van de organisatie en het vergroten en faciliteren van bewustzijn van maatschappelijk gewenst gedrag. Dit programma kreeg in 2018 en in 2019 een vervolg.

Eind 2019 is er een incident naar voren gekomen, waarbij de interne gedragscode mogelijk onvoldoende is nageleefd. Dit incident wordt onderzocht, het resultaat daarvan is in 2020 beschikbaar gekomen.